QM-System seit 20 Jahren zertifiziert

Anforderungen der DIN EN ISO 9001 werden erfüllt

Die Kreisverwaltung Soest blickt in diesem Jahr auf 20 Jahre Zertifizierung ihres Qualitätsmanagement-Systems zurück.

Kreis Soest - Die Kreisverwaltung Soest blickt in diesem Jahr auf 20 Jahre Zertifizierung ihres Qualitätsmanagement-Systems zurück. Die Anforderungen der zu Grunde liegenden Norm, der DIN EN ISO 9001, wurden erstmalig 2001 für alle Abteilungen der Kreisverwaltung Soest erfüllt. Die jährlichen Audits zur Überwachung bzw. (Re-)Zertifizierung des Systems verliefen jeweils erfolgreich, so auch das Überwachungsaudit im Mai 2021.

Die Ursprünge des Qualitätsmanagement-Systems der Kreisverwaltung Soest gehen bis in das Jahr 1997 zurück. Seinerzeit wurde im Rahmen eines Pilotprojekts in den ersten vier Abteilungen des damaligen Fachbereichs 3 ein QM-System eingeführt, das ein Jahr später erfolgreich zertifiziert werden konnte. Ein weiteres Jahr später erhielt der gesamte, ehemalige Fachbereich 3 das Zertifikat. Meilenstein ist bis heute der 9. September 2001, als die Kreisverwaltung Soest komplett zertifiziert werden konnte. Bis heute ist der Kreis Soest die einzige Kommunalverwaltung bundesweit, die über alle Bereiche – von klassischen Fachabteilungen über interne Querschnittsabteilungen bis hin zum Rettungsdienst oder den Baubetriebshof – flächendeckend nach der DIN EN ISO 9001 zertifiziert ist.

Das QM-System des Kreises wird dabei durch die Qualitätspolitik geprägt, die sich die Kreisverwaltung Soest selbst gegeben hat. In dieser heißt es (Auszug): […] Im Zentrum unserer Qualitätspolitik stehen unsere Kundinnen und Kunden. Die nachhaltige Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden mit unseren Dienstleistungen gehört zu unseren wichtigsten Qualitätszielen. […] Externe Auditorinnen und Auditoren überprüfen jährlich, ob die Kreisverwaltung Soest die Anforderungen der Norm und die Vorgaben der eigenen Qualitätspolitik erfüllen. Im Ergebnis können sie Abweichungen oder Hinweise feststellen. Abweichungen müssen innerhalb von 30 oder 90 Tagen abgestellt werden – dies umfasst neben der Einleitung von Korrekturmaßnahmen auch eine umgehende Ursachenanalyse. Hinweise können positiver oder negativer Art sein und zeigen klassischerweise Verbesserungsmöglichkeiten auf. „In der langen QM-Geschichte des Kreises gab es bislang nur zweimal kritische Abweichungen, zuletzt 2007. Ansonsten haben die Auditorinnen und Auditoren nur Hinweise formuliert, die zum sehr großen Teil umgesetzt worden sind“, berichtet Benjamin Behrens, zentrale Ansprechperson für das QM-System bei der Kreisverwaltung Soest.

Neben den externen Audits gibt es eine Reihe weiterer Aufgaben, die im Jahreslauf durchzuführen sind: die Durchführung von internen Audits, die Überwachung der Kundenzufriedenheit durch Kunden- und Mitarbeiterbefragungen, die Bearbeitung von Ideen und Beschwerden sowie die Erstellung eines Management-Review durch die Verwaltungsleitung. „Aus den Befragungen sowie Ideen und Beschwerden resultieren jährlich immer wieder neue Verbesserungsmöglichkeiten, die realisiert werden. Das sind rund 50 pro Jahr – trotz unseres reifen Systems. Mit kontinuierlicher Verbesserung ist man nie fertig!“, zieht Behrens ein abschließendes Resümee.